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山东省机关档案工作规范
发布时间:2013/9/1 21:14:20  发布:莱芜市档案局 

                                 (DB37/T249—1998)

 

 

    1  范围

    本标准规定了机关档案工作的管理体制、工作制度、基础设施和档案接收、档案管理、鉴定、开发利用等。

    本标准适用于县级及县级以上党政机关。

各人民团体、事业单位、具有行政管理职能的企业单位亦可参照执行。

 

    2  用标准

    下列标准所包含的条文,通过在本标准引用而构成为本标准的条文。在标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列最新标准最新版本的可能性。

    GB 826—89  发文稿纸格式

    GB/T 3792.5—85 档案著录规则

    GB/T 9705—88 文书档案案卷格式

    GB/T 11821—89 照片档案管理规范

    GB/T 11822—89 科学技术档案案卷构成的一般要求

    GB/T 13968—92 档案交接文据格式

    DA/T 12—94 全宗卷规范

    DA/T 13—94 档案编制规则

    DA/T 14—94 全宗指南编制规范

    DA/T 15—95 磁性载体档案管理与保护规范

 

    3  定义

    本标准采用下列定义

    3.1  档案

    国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。

    3.2  案卷

    由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮或卷盒内的装订或不装订的档案基本保管单位,简称卷。

    3.3  立卷

    把具有密切联系的单份文件材料按一定的原则和方法组合在一起,立成案卷的过程。

    3.4  题名

    文件材料或案卷的标题。

    3.5  案卷目录

    按照特定要求登记案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。

    3.6  卷内目录

    登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷内文件之前。

    3.7  全引目录

    按照特定要求登录案卷、卷内文件题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。

    3.8  全宗卷

    档案馆(室)在管理某个全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

    3.9  全宗指南

    又称全宗介绍,是介绍和报道立档单位及其形成档案情况的工具书。

    3.10  大事记

    记录一个地区、一个系统、一个机关单位某个时期的重大事实的材料。

    3.11  组织沿革

    系统记载一个机关、行政区域或专业系统的管理体制、组织结构、人员编制、领导任职等变革情况的材料。

    3.12  基础数字汇集

    用统计数字的形式反映机关全部或某一方面基本情况的材料。

 

  4   机关档案工作管理体制

    4.1  机关应该按照《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》的规定建立档案工作,明确分管领导,设立相应的档案工作机构,配备档案工作人员,建立档案工作网络。

    4.2  机关工作活动中形成的各种门类和载体形式的档案及有关资料由机关档案部门集中统一管理。

    4.3  机关档案工作接收同级档案行政管理部门和上级业务主管机关的监督、检查和指导。

    4.4  机关档案工作人员应忠于职守,遵纪守法,具有高中以上文化程度,熟悉档案业务,取得档案行政管理部门颁发的上岗证书。

    4.5  机关档案工作人员应相对稳定。工作调动时,必须在办完档案移交手续,经同级档案行政管理部门审核后,才能离开岗位。

 

    5  关档案工作制度

    机关应执行档案工作法律法规,建立健全以下规章制度。

    5.1  机关档案工作岗位责任制。主要包括分管领导和专兼职档案工作人员的职责、权限、任务、考核和奖罚措施。

    5.2  各种文件材料归档制度。主要包括归档范围、归档时间、归档要求等内容。

    5.3  档案保管制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

    5.4  档案查阅利用制度。主要包括查阅利用范围、方式、要求、批准手续。

    5.5  档案资料保密制度。主要包括档案的保密措施和对档案工作人员、查借阅人员的保密要求。

    5.6  档案鉴定销毁制度。主要包括鉴定销毁的组织方式、程序和要求。

    5.7  档案统计制度。主要包括统计方法、程序和要求。

    5.8  档案设备维护使用制度。主要包括设备维护使用方法、程序和要求。

    5.9  重大活动档案登记制度。主要包括登记的范围、登记方法和要求。

 

    6  础设施

    6.1  库房

    6.1.1  机关应设置专用档案库房。

    6.1.2  档案库房能够容纳本机关全部档案。

    6.1.3  档案库房应坚固,并没有安全保护措施,楼面均布活荷载应为5KN/㎡,若采用密集架,应少于12KN/㎡。

    6.1.4  档案库房应在远离污染、潮湿、阴暗的地方集中设置。

    6.1.5  部门档案馆和规模较大的机关档案室在建设档案库时应执行JCJ25。

    6.1.6  机关在新建办公楼时,对档案库房应根据机关档案部门的要求进行设计,并报请同级档案行政管理部门审核。

    6.2  阅览室

    6.2.1  应设置能够满足机关工作查阅档案需要的阅览室。

    6.2.2  阅览室应光线充足、整洁卫生。备有查阅档案服务与安全设施。

    6.2.3  实行计算机检索或提供缩微片的机关,应提供自助检索阅览的操作说明。

    6.3  设备

    6.3.1  有符合档案保管要求数量充足的档案装具。

    6.3.2  应配备温湿度计、灭火器、吸尘器、照相机和裱糊等设备。

    6.3.3  根据工作需要配置计算机、去湿机、空调、复印机、收录机、录像机、摄像机等设备。

 

    7  案接收

    按本机关归档制度及时接收档案。

    7.1  接收的档案应齐全完整,符合案卷质量要求。

    7.2  收集与档案有关的资料。

    7.3  本机关重要发文实行两套制。

    7.4  归档时应履行交接手续,编制符合GB/T 13968的要求的交接文据。

 

    8  卷质量

    档案案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间有机联系

    区别不同价值,便于保管和利用。

    8.1  文书档案

    8.1.1  卷内文件无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹。

    8.1.2  文件定稿使用符合GB 826要求的发文稿纸,签发手续齐全。

    8.1.3  保管期限划分准确。

    8.1.4  分类应遵循逻辑原则,采用年度——组织机构(或问题)进行分类。类目设置清楚、准确、统一。分类方法应前后一致。

    8.1.5  案卷题名应完整、简明、确切。

    8.1.6  卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定,判决性文件材料在前,依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。

    8.1.7  卷内文件材料应排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在文字的每页材料正面右上角、背面的左上角编写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料首页右上方加盖档号章,并逐件编件号和页号。

    8.1.8  案卷按保管期限分别排列。并按照案卷的排列顺序编制案卷号,以固定案卷位置。排列方法应统一,前后保持一致。

    8.1.9  档号采用“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号”结构。档号编制原则、方法应符合DA/T 13要求。

    8.1.10  卷皮、卷内目录、备考表符合GB 9705要求,项目填写规范,工整清晰。

    8.1.11  案卷或文件去掉易锈蚀的金属物。装订应整齐牢固,不压字,不漏页。

    8.2  照片档案符合GB/T 11821要求。

    8.3  磁性载体档案符合DA/T 15要求。

    8.4  会计档案符合《会计档案管理方法》要求。

    8.5  科技档案符合GB/T 11822要求。

    8.6  专业档案符合国家业务主管部门同国家档案行政管理部门联合制发的专业档案管理规定。

 

    9  档案管理

    9.1  建立全宗卷,全宗卷编制符合DA/T12要求。

    9.2  每日对库房温湿度进行记录,定时检查分析,并采取措施,使温湿度达到相应标准。

    9.3  库房应有档案存放位置索引和标识。

    9.4  档案收进和移出严格履行手续,认真填写收进移出登记簿。

    9.5  定时进行档案工作情况统计并及时填报《档案基本情况统计年报》。

    9.6  定期对所存档案进行检查,发现问题,及时向分管领导汇报,采取措施予以解决,并填写检查记录。

    9.7  档案鉴定

    9.7.1  鉴定工作应在机关分管负责人的领导下,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组。

    9.7.2  鉴定小组按有关规定进行鉴定。对失去保存价值的档案由鉴定小组提出销毁意见,登记造册,经机关分管负责人签字批准后,由二人在指定地点监销。销毁清册经监销人员签字后归档永久保存。特殊门类档案另有销毁规定的按有关规定执行。

    9.7.3  鉴定工作结束后,应编制详细的鉴定工作报告存档,并报同级档案行政管理部门备案。

    9.8  按档案行政管理部门的规定及时向档案馆移交档案及其检索工具和相关参考资料。

 

    10  案开发利用

    10.1  编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号索引等检索工具。

    10.2  编制符合GB/T 3792.5要求的著录卡片。

    10.3  编制全宗指南。编制原则、结构,项目及编制方法执行DA/T 14的规定。

    10.4  编制组织沿革

    10.4.1  组织沿革名称为“××省(地区、市、县)××局组织沿革”。

    10.4.2  应采用“内容—年度或年度—内容”体例,准确系统地记录本机关体质、组织机构、人员编制的变革情况。

    10.5  编制机关工作大事记

    10.5.1  大事记的名称为“××省(地区、市、县)××局大事记”。

    10.5.2  大事记应一条一事,真实、准确、简明扼要地表述大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系等。

    10.5.3  大事记应随时记录,每月整理打印,按年度归档。

    10.6  编制基础数字汇集

    10.6.1  基础数字汇集名称为“××省(地区、市、县)××局基础数字汇集”。

    10.6.2  应依据档案材料真实、准确地汇集数据。

    10.7  根据机关工作需要编制文件汇集。

    10.8  档案工作人员应了解机关各项工作对档案的利用需求,采取多种方式为机关工作服务。

    10.9  档案工作人员应熟悉室藏档案情况,调档迅速准确。

    10.10  坚持做好查借阅登记和利用效果反馈登记,定期编印档案利用效果实例汇编。

    10.11  通过举办档案展览等形式开展宣传工作。

 

    11  案管理现代化

    11.1  建立健全档案管理现代化制度。

    11.2  机关档案管理现代化应纳人机关办公自动化系统。

    11.3  计算机档案管理系统应符合国家档案行政管理部门有关规定。做到技术先进、性能稳定、数据安全、并通过省档案行政管理部门认定。

 

    12  监督和指导

    12.1  机关档案机构或档案工作人员对本机关文书、业务部门文件材料的形成归档工作及所属单位的档案工作进行监督与指导。

    12.2  组织所属单位进行档案学术交流。

    12.3  对所属单位档案工作人员和本机关兼职档案人员进行培训。

    12.4  经档案行政管理部门审核同意,制定本机关、本系统档案工作办法、规定。

    12.5  及时制发本机关、本系统档案工作计划、总结,并报同级档案行政管理部门。

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