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山东省地方综合档案馆工作规范
发布时间:2013/9/1 21:20:31  发布:莱芜市档案局 

                              (DB37/T 250-1998)


    1 范围
    本标准规定了山东省地方综合档案馆的管理体制、档案收集、档案整理、档案保管与保护等。
    本标准适用于县以上党委和政府直属的综合档案馆。

    2 引用标准
    下列标准所包含的条文,通过在本标准引用而构成本标准的条文。在标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
    GB/T 3792.5 -85 档案著录规则
    GB/T 9705 -88 文书档案案卷格式
    GB/T 11821 -89 照片档案管理规范
    GB/T 11822 -89 科学技术档案案卷构成的一般要求
    GB/T 15418 -94 分类标引规则
    GB/T 13968 -92 档案交接文据格式
    DA/T 3 -92 档案馆指南编制规范
    DAT/12 -94 全宗卷规范
    DA/T 13 -94 档号编制规则
    DA/T 14 -94 全宗指南编制规范
    DA/T 15 -95 磁性载体档案管理与保护规范
    JGJ 25 -86 档案馆建筑设计规范(试行)

    3 定义
    本标准采用下列定义
    地方综合档案馆(以下简称档案馆)是按行政区划设置的收集保管规定范围内党政机关、群众团体、企事业等单位档案资料的基地和社会各方面利用档案史料的中心。 
   

    4 档案馆基本任务
    档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下,科学管理党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提供利用,为社会主义现代化建设和精神文明建设服务。

    5 档案馆行政管理
    5.1档案馆是党和政府的文化事业机构,业务工作受同级和上级档案行政管理部门的监督和指导。
    5.2 档案馆事业列入同级人民政府的国民经济和社会发展计划,经常列入当地财政预算。
    5.3 按《地方各级档案馆人员编制标准》确定档案馆编制,干部素质适应档案工作要求。
    5.4 档案馆正副馆长具有高(中)级专业技术职务任职资格。
    5.5 档案馆制定长远规划、年度计划并及时总结。
    5.6 档案馆制定档案收集、保管、整理、统计、鉴定、保密、利用等各项工作规章制度。
    5.7 档案馆实行岗位责任制,分工明确,职责清楚,定期考核。

    6 档案收集
    6.1 档案馆应配备适用于档案收集工作的机动车辆和摄录像、录音、照相及冲洗等设备。
    6.2 根据国家档案局颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》和各地实际,制定接收档案的具体范围和接收工作实施细则。
    6.3 档案馆接收档案的期限按《山东省档案条例》确定。
    6.4 进馆档案应齐全完整,包括反映单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和载体的档案。
    6.5 案卷质量符合下列要求。
    6.5.1 文书档案符合国家档案局颁布的《机关档案工作业务建设规范》和GB/T 9705的要求。
    6.5.2 科技档案符合GB/T 11822要求。
    6.5.3 会计档案符合财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》要求。
    6.5.4 照片档案符合GB/T 13968要求。
    6.5.5 磁性载体档案符合DA/T 15要求。
    6.5.6 专业档案符合上级业务主管部门同档案行政管理部门共同制定的专业档案管理规定。
    6.6 进馆档案应附有完整的案卷目录、全引目录、著录卡片和组织沿革、全宗指南等材料。
    6.7 进馆档案必须严格履行交接手续。
    6.8 档案馆应收藏具有史料价值和地方特色的下列各种资料。
    6.8.1 本地编辑出版和内部印发的报纸、刊物、书籍、重要文件汇编等。
    6.8.2 涉及当地政治、法律、经济、文化、科学、教育、卫生、体育、艺术等各项事业的书刊、报纸。
    6.8.3 涉及当地自然科学(包括农业科学、工业技术、交通运输、环境科学等)方面的书籍。
    6.8.4 必要的工具书和哲学、马克思主义经典著作、史书、志书等。
    6.8.5 具有收藏价值的图片及音像资料。
    6.9 档案馆应开展档案资料征集工作。 
 

    7 档案整理
    7.1 档案馆的档案,要以全宗为单位进行管理。
    7.2 全宗内档案分类科学,档号编制符合DA/T 13要求。
    7.3 建立全宗卷,全宗卷内容符合DA/T 12要求。
    7.4 馆藏资料登记清楚,分类科学,编号有序。
    7.5 馆藏外文和少数民族文字档案资料,编制中文提要。

    8 档案保管与保护
    8.1 建设专用的建筑设计符合JCJ25要求的档案馆库房。
    8.2 配置消毒杀菌设备,新接收进馆档案必须经消毒后方能入库。入库后定期进行消毒灭菌。
    8.3 配备吸尘器,定期除尘。
    8.4 配备温湿度测量仪、空调、去湿机等设备,建立准确完整的库房内外温湿度原始记录和控温控湿原始记录并对其进行定期分析。
    8.5 配备修裱工具,有计划开展褪变档案和破损档案的复制与修复工作,其中党委、政府等主要全宗档案盒重要珍贵的档案应缩微复制。

    9 档案统计
    9.1 档案馆及时进行关于人员、经费、设备、档案整理、编目、收进和移出、利用、编研、修复等情况的登记和统计。
    9.2 按照上级档案行政管理部门要求,及时、准确地填报各种统计报表。
    9.3 定期进行统计分析。

    10 档案鉴定
    10.1 档案馆有计划有组织进行档案鉴定工作。
    10.2 档案经过鉴定确定没有保存价值的要予以销毁,销毁时必须经过严格的审批手续。

    11 档案开放与利用
    11.1 准确掌握档案开放与控制的政策界限,按《各级国家档案馆开放档案办法》和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》要求开放应开放档案。
    11.2 档案馆按DA/T 3编印《档案馆指南》,按GB/T 3792.5编制著录卡片并根据《中国档案分类法》分类排列,同时编制案卷目录、全引目录、专题目录、资料分类目录、人名索引、档案资料存放索引、开放档案文件级目录等基本检索工具,形成科学适用检索工具体系,实现馆藏档案文件级检索。
    11.3 档案馆应有计划地编纂档案汇编,编写专题资料,撰写档案史料研究论文。
    11.4 档案管理人员应熟悉馆藏,能熟练运用各种检索工具。
    11.5 档案馆开展函电代查、代抄、代复制、档案咨询等各种形式的服务。对外国组织和个人利用档案按《外国组织和个人利用齐国档案试行办法》执行。 
    11.6 建立利用档案原始登记,每年对档案利用情况进行分析。
    11.7 定期编制典型的档案利用成果汇编,并在一定范围内印发。
    11.8 根据党和政府中心工作需要公布档案。

    12 档案管理现代化
    12.1 档案馆应配备计算机等设备,逐步实现档案编目、统计、检索自动化。
    12.2 档案馆应配备复印机、光盘刻录机、扫描仪、缩微等档案复制设备,在利用中逐步以复制件替代档案原件。
    12.3 档案馆应配备现代防护监控设备,维护档案安全。

    13 档案学术研究
    档案馆应有组织有计划地开展档案学术研究工作。

    14 档案馆精神文明建设
    14.1 档案馆要建成为爱国主义(或青少年)教育基地。
    14.2 档案馆应通过广播、电视、报刊等宣传媒介。开展爱国主义、革命传统、基本国情、省情、市情、县情教育。
    14.3 档案馆参与地方党史和史志编纂和研究工作。
    14.4 档案馆参与地方文化活动,加强与图书馆、博物馆、科技馆等科学文化单位的合作与交流。

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