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市档案局局长张恒海在全市新建单位二级单位规范建档动员会议上的讲话
发布时间:2015/4/17  发布:莱芜市档案局 

加强领导 强化措施

打一场全市规范建档突击战

同志们:

    今天会议的主要任务是,贯彻落实市委办公室、市政府办公室《关于加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》(莱办发〔2015〕12号)和全市档案工作会议精神,研究部署全市新建单位、二级单位规范建档工作,动员各级各有关部门单位迅速行动起来,加强领导,强化措施,打一场规范建档的突击战,确保高标准高质量地完成目标任务,推动全市档案事业科学发展。下面,我讲3点意见:
  
  一、提高认识,增强规范建档的使命感和责任感
    档案作为党和国家各项工作及人民群众各方面情况的真实记录,是促进各项事业发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案和档案工作。去年以来,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号),省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(鲁办发〔2014〕40号),市委办公室、市政府办公室印发了《关于加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》。这是党中央、国务院,省委、省政府,市委、市政府从战略全局的高度对档案工作改革发展作出的总体规划和部署,体现了党中央、国务院和各级党委、政府对档案工作的高度重视和大力支持。在这样的形势下,开展新建单位、二级单位规范建档工作意义重大、影响深远。 
   (一)规范建档是依法治档的基本要求。当前,在依法治国、依法治市的新形势下,要求我们必须依法治档。《档案法》等法律法规对各级机关、团体、企事业单位和其他组织做好档案工作都作出了明确规定。《档案法》第十三条规定:“各级各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配置必要的设施,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。”《档案法实施办法》第五条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。”第九条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定,履行下列职责:(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;(四)监督、指导所属机构的档案工作。”法定职责必须为、法无授权不可为,是新形势下各部门单位履行职责的根本准则。规范建档就是各部门单位必须依法履行的一项职责。所以,各级新建单位、二级单位要进一步强化档案法制意识,增强规范建档的自觉性和主动性,履职尽责,切实把这项工作做好。 
   (二)规范建档是档案事业发展的迫切要求。近年来,全市各级档案部门和广大档案工作者紧紧围绕全市工作大局,积极作为,开拓创新,档案事业发生了深刻变化,服务中心、服务基层、服务群众取得了显著成绩。我市许多部门单位十分重视档案工作,不但本身档案工作做得好,而且对所属单位监督指导到位,整个系统档案工作水平很高。如市国土、公路、工商、国税等部门与档案部门一道,把本系统的档案工作一直抓到基层分局(所),整体水平不但在我市是一流的,而且在全省也很有影响。但是,由于多方面原因,也有相当一部分单位不重视或者不十分重视档案工作,特别是市、区新建单位档案工作还没有起步,相当一部分二级单位档案工作差距很大,有的已经开展了,但是不规范;有的甚至没有建档,档案无人管、无人问、无人整,处于失控状态。这是绝对不能允许的,是违法的,也是非常危险的。因此,从今年开始,我们必须立即行动起来,下决心搞好规范建档,健全完善档案工作体系,切实提高档案管理水平。 
   (三)规范建档是必须履行的政治历史责任。一个部门单位形成的档案,不但对自身具有重要的现实查考利用价值,而且具有重要的社会价值,是国家的历史文化财富,要依法依规定期移交市、区档案馆集中统一管理,为社会提供利用。一个部门单位形成的档案是其发挥职能作用的真实记录,是集体智慧和劳动的结晶。规范建档就是记录好本部门单位的历史。各级新建单位、二级单位要从“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的政治高度,从维护本部门单位历史真实面貌的角度,充分认识规范建档的重要性、必要性,切实把这项工作做实、做好。 
   (四)规范建档是科学管档的基础环节。为加强和改进全省档案工作,经省政府法制办公室审核批准,省档案局依据国家法律法规和有关规定,于去年6月制定发布了《山东省档案工作科学化管理规范》。《规范》具有普遍的约束力,是指导全省档案工作的规范性文件。根据《规范》及其测评办法要求,全省各级党政机关、国有企事业单位在5年内必须达到合格以上等级。同时,制定了机关、科技事业、企业单位等3个考核测评细则,从组织领导和制度建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案安全保障、档案服务利用、档案工作创新等6个方面,细化了20多项考核测评内容。目前,我市新建单位、二级单位档案工作与全省档案工作科学化管理考核测评的标准要求差距非常大,一些单位档案还没有建起来,更谈不上信息化和创新了。因此,从我市的实际出发,对新建单位、二级单位档案工作,采取“两步走”的方式推进。第一步,开展规范建档,着力夯实档案基础工作。第二步,开展档案工作科学化管理考核测评,提升水平。
   
二、突出重点,扎实做好规范建档的各项工作
    全市规范建档工作的计划安排是,力争今明两年实现全市国有单位规范建档全覆盖。今年,突出抓好市、区新建单位、二级单位及镇(街道)中小学、卫生院等单位规范建档工作,着力健全组织领导机制,建立档案工作制度,搞好文件整理归档,配备保管设施,开展信息化建设,开展利用服务,构建比较完善的档案工作体系。这项工作,现在正式启动,10月底完成。市里重点抓好9个新建单位和教育、科技、公安、民政、司法、人社、质监、住建、城管、交通运输、水利渔业、农业、文广新、卫计、环保、体育、规划、机关事务等18个部门所属的80个二级单位的规范建档。各区要抓好区直新建单位、二级单位和镇(街道)中小学、卫生院等单位的规范建档,一级单位没有规范建档的也要同步抓好。各级各有关部门单位要高度重视,加强领导,突出重点,采取措施,狠抓落实,确保圆满完成规范建档任务。要突出抓好以下6个方面的工作:
    (一)健全组织领导机制。建立规范的档案工作组织领导机制是规范建档、科学管档的重要保障。各级新建单位、二级单位要坚持集中统一管理的原则,对本部门单位档案工作实行统一领导,对全部档案实行集中统一管理;明确一名负责同志分管档案工作;明确部门单位的档案工作人员和科室的兼职档案工作人员,建立分管负责同志统一领导,有关科室负责同志分工负责,部门单位档案工作人员与科室兼职档案工作人员有机结合的档案管理网络。 
   (二)建立档案工作制度。管理的依据是制度,要管理好档案必须建立健全规章制度。各级新建单位、二级单位要根据《档案法》《档案法实施办法》及有关规定,制定并严格执行文件材料归档和档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、重大活动档案登记等制度,并逐步纳入部门单位规章制度体系。市档案局将编辑档案工作制度范例,通过网络发各部门单位供参考。各部门单位要紧密结合各自实际,制定本部门单位的档案工作制度。要将档案工作纳入单位年度工作计划,纳入工作考核内容,做到与其他工作同计划、同部署、同检查、同考核、同奖惩。要建立落实档案工作人员岗位责任制,细化目标任务,加大考核和奖惩力度。 
   (三)搞好文件材料收集整理归档。文件材料收集整理归档,是规范建档的核心任务。要着力严格把好“两关”:一是严把文件材料收集关,确保各部门单位在工作活动中形成的各种门类和载体的文件材料应收尽收。要认真研究本部门单位的工作职责、目标任务和文件材料形成的规律、特点,编制《文件材料归档范围和档案保管期限表》,并以此为指导,切实搞好文件材料的收集工作。要加强宣传,广泛发动,加大力度,突出重点,突破难点,确保文件材料收集全覆盖、不留死角。任何部门单位和个人不得把公务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有或者拒绝归档。二是严把文件材料整理归档关,确保分类科学、整理规范、应归尽归。要编制本部门单位的文件材料分类方案,严格按照国家、省颁布的档案业务标准规范,系统整理归档各种门类和载体的文件材料。同时,编制好《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等检索工具,建立规范的《全宗卷》。 
   (四)配备档案保管设施。要坚持实事求是、量力而行、确保安全保密的原则,配备适应档案安全保密需要的设施设备。规模较小、办公用房特别紧张的部门单位,要配备满足保管档案需要的铁质橱柜;规模较大、办公用房相对宽裕的部门单位,要建立专门档案库房;规模大、办公用房比较宽裕的部门单位,要做到档案库房、阅览室、办公室“三室分开”。同时,按照防火、防盗、防高温、防尘、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物的“九防”要求,配备消防、安保、温湿度控制、消毒及其他档案安全设施设备。要加强档案库房安全检查,健全检查记录台账,及时发现并处置各类隐患,确保档案绝对安全。 
   (五)开展档案信息化建设。要坚持高点起步、分层推进的原则,搞好新建单位、二级单位档案信息化建设。市直一级单位要统一使用全市档案在线管理系统,开展档案信息化建设。市、区直二级单位要配备专用微机等设备,认真考察论证,遵循“规范、先进、实用”的原则,配备具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能,通过评审的计算机档案管理系统软件。要重视软件开放性、兼容性的测试,特别是与全市档案在线管理系统兼容性测试,使全市档案在线管理系统向市直二级单位和各区开通后,档案数据能够顺利转入共享。各新建单位、二级单位要大力开展档案信息化建设,建设3个数据库:一是编制机读档案目录,建设机读档案目录数据库;二是搞好电子文件归档挂接,建设电子档案数据库;三是开展传统载体档案数字化,建设档案全文数据库。
   (六)搞好档案服务利用。提供有效的档案服务,是档案工作的本质要求,是档案工作价值的重要体现。规范建档的根本目的是搞好档案服务利用,发挥档案在工作查考、领导决策、宣传教育等各方面的作用。各新建单位、二级单位要坚持边建档,边开展档案服务利用,充分发挥档案在经济和社会建设中的作用。
    三、加强组织领导,确保圆满完成规范建档任务 
    规范建档是一项系统工程,涉及的范围广、单位多、难度大。各级档案行政管理部门(管委会办公室)与各主管部门、新建单位、二级单位要密切配合,形成合力,齐抓共管,共同努力,确保圆满完成今年的规范建档任务,并以此为契机建立长效监督指导机制,推动新建单位、二级单位档案工作持续健康发展。
   (一)强化规范建档推进落实。各级档案行政管理部门(管委会办公室)要把规范建档作为今年业务监督指导工作的重点之一,统筹规划,尽快作出安排部署,大力开展业务培训,加大监督指导力度,组织搞好检查验收;要积极主动地做好各部门单位特别是基础差、问题多、难度大的部门单位的业务指导和督促检查,及时帮助解决实际困难和问题,使他们少走弯路,提高工作质量与效率;要加强调度,掌握进度,及时总结推广先进经验,推动面上工作的开展。各主管部门要把所属单位规范建档作为今年档案工作的重要任务,积极发挥职能作用,加大协调推进力度,搞好监督指导,确保完成任务;分管负责同志要拿出一定的精力,抓好所属单位规范建档,统筹解决工作中的困难和问题;档案工作人员与市、区档案局要加强联系,集中精力,搞好所属单位规范建档业务指导。各新建单位、二级单位是规范建档的主体,要高度重视,加强组织领导,加大支持保障力度,明确分管领导和档案工作人员,制定详细的工作计划,突出文件材料收集整理等重点,一项一项地抓好落实;工作量大的部门单位要组织抽调人员,组成工作班子,集中力量打突击战,也可以采取购买服务等形式,扎扎实实地做好文件材料整理、档案数字化等工作。
   (二)搞好规范建档检查验收。各区要根据市里制定的《新建单位和二级单位规范建档检查验收标准》,对本行政区域内规范建档工作进行检查验收。11月上旬,市档案局将会同市直主管部门,对市直新建单位、二级单位规范建档进行拉网式检查验收,不合格的,下达书面通知书,限期整改。同时,对各区规范建档进行随机抽查。各区各部门单位要认真总结规范建档工作,写出书面总结,于10月底前分别报市档案局和主管部门。12月初,市档案局将对全市规范建档情况进行通报。
   (三)着力建立长效监督指导机制。我市的实践证明,要保持二级单位档案工作持续健康发展,必须建立档案行政管理部门抓主管部门、主管部门抓所属单位的档案工作长效监督指导机制。各级档案行政管理部门要搞好统筹规划,每年要对二级单位档案工作作出安排部署,搞好业务培训,培养树立典型,协调督促主管部门抓好所属单位的档案工作。各主管部门要将所属单位档案工作列入年度工作计划,纳入对所属单位工作考核的内容,持之以恒地搞好日常指导、监督检查,使档案工作尽快走上正常化、规范化、科学化的轨道。 
    同志们,规范建档对一些单位来说还是一项新工作,希望各级各有关部门单位一定要高度重视,加强领导,精心组织,扎实工作,确保圆满完成今年的规范建档任务,进一步提升全市档案工作水平,为助推我市经济社会更好更快发展做出应有的贡献。

·上一个:市委常委、秘书长张作平在2015年全市档案工作会议上的讲话      
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